Se você é um freelancer ou um dono de agência, provavelmente já sabe que o contrato é uma forma de delimitar as responsabilidades e obrigações das partes envolvidas — contratante e contratada. Em outras palavras, é um documento que diz quem faz o quê para que o objetivo da relação comercial seja atingido.
Por isso, a ideia aqui é destacar os itens principais de um contrato, aqueles que não podem faltar em hipótese alguma e vão ser instrumentos de proteção da sua empresa e do seu método de trabalho. Mas antes, vale a pena reforçar alguns bons motivos para sempre formalizar seus acordos.
Por que ter um contrato? O que ele evita?
Muita gente acaba se enrolando porque negligencia a necessidade de um contrato bem feito. Infelizmente, o fato é que nós não podemos ser ingênuos e acreditar que todo mundo sempre vai ser bonzinho conosco. Afinal, às vezes as surpresas mais desagradáveis vêm de onde a gente menos espera.
Por isso, por mais que você conheça ou tenha amizade com as pessoas com quem vai trabalhar, sempre faça questão de colocar tudo no papel. Um documento bem feito ajuda a evitar atritos e problemas resultantes de falhas na comunicação, má índole ou qualquer tipo de descuido.
Vamos a um exemplo simples: imagine o que aconteceria se você começasse um projeto de marketing digital e não informasse antecipadamente ao cliente que vai precisar do acesso ao Google Analytics dele. Parece algo banal para você, mas talvez não seja para ele. Então, essa situação poderia virar uma fonte de atrito.
Quais são os itens fundamentais para um contrato?
Depois dessa rápida reflexão sobre a utilidade de um contrato, vamos aos elementos que não podem faltar nele:
1. Definição dos valores e quando eles devem ser pagos
Eu sei que isso parece óbvio, mas muitos donos de agência pecam pela falta de especificidade e só colocam no contrato o valor total a ser pago, sem determinar o valor das parcelas e as datas de vencimento. Nesses casos, abre-se uma brecha para que o cliente decida quando vai pagar.
Se você não especifica, o outro lado pode interpretar de qualquer forma. Portanto, não deixe espaço para a subjetividade. Quanto mais claro você for, mais protegido estará. Os contratos da Mestre, por exemplo, tem uma página inteira só com o detalhamento de datas e valores.
2. Previsão sobre a rescisão do contrato
Explique o que acontece caso o cliente queira rescindir o contrato, se há uma multa ou um período de aviso prévio (30, 60, 90 dias). Na Mestre, nós aplicamos uma multa equivalente a 40% do valor das parcelas restantes.
Se o seu cliente não aceitou trabalhar dessa forma, uma possibilidade é estabelecer um período de aviso prévio mais longo. No caso específico da Mestre, estabelecemos um aviso de 30 dias apenas para finalizar a entrega das produções que já estão em andamento, como e-books, artigos e landing pages.
3. Detalhamento de todos os entregáveis do projeto
Você provavelmente já teve que lidar com clientes que sempre pedem mais. Essa é uma situação complicada porque, na cabeça dele, adicionar só uma coisinha aqui e outra ali é simples. Contudo, você sabe que tempo é dinheiro. Por isso, o escopo do projeto tem que ser detalhado no contrato.
Informe as quantidades e os formatos de entrega de artigos, landing pages, e-books, documentos de SEO e outros materiais. Se há elementos em que não dá para fixar a quantidade antecipadamente, como campanhas para gestão de tráfego, ao menos defina em que plataformas elas serão criadas (Google, Facebook, Instagram, etc).
Inclusive, também pode ser útil definir quantidades mínimas e máximas. Você pode determinar que vai fazer, por exemplo, entre duas e quatro campanhas para o Facebook por mês. Dessa forma, você se previne contra reclamações do cliente a esse respeito.
Novamente, quanto mais específico, melhor. Se você for produzir artigos, coloque no contrato a quantidade de palavras. Caso contrário, o cliente terá abertura para pedir quantas ele julgar necessárias.
Sobre os formatos de entrega, isso acontece muito com trabalhos de design. Veja se vai entregar o arquivo aberto ou fechado (pode até haver diferenças de preço entre essas opções), se será em PDF ou se o cliente prefere de outra forma.
4. Quantidade de refações dos entregáveis
Esse é um ponto muito importante para quem produz conteúdos, pois sempre é possível que o cliente peça uma ou outra alteração. Nesse aspecto, defina quantas refações o cliente pode pedir, quais pontos são passíveis de ajustar e que critérios são utilizados para essas solicitações.
Essa é uma questão delicada na área de design, pois você pode enviar um layout para o cliente e ele dizer que não gostou. Aí você faz outra versão e ele reprova outra vez. Se não houver um limite e critérios objetivos para fazer os ajustes, seu trabalho pode ficar travado.
Algumas produções devem ser divididas em etapas. Em um e-book, é possível separar as aprovações da pauta, do texto e da diagramação. Assim, o cliente deve avaliar e pedir ajustes nos elementos correspondentes à etapa atual. Se o texto já está pronto e foi feito com base em uma pauta aprovada anteriormente, o tema não poderá mais ser alterado, a menos que o cliente pague por uma nova pauta e um novo texto.
5. Procedimento em caso de atrasos no pagamentos
Se o pagamento não for feito na data combinada, o que acontece com o projeto? As entregas ficam suspensas? É bom que esse item esteja claramente descrito no contrato, caso contrário, o juiz vai dizer que o trabalho deve continuar, mesmo com a inadimplência. Afinal, assim que o cliente fizer o pagamento, você estará “devendo horas” para ele.
Estabeleça também os percentuais de juros e da multa. Geralmente, são utilizados os valores de 1% ao mês e 2% ao mês, respectivamente. Além disso, é importante determinar um prazo para que você possa romper o contrato com um cliente inadimplente e os termos desse tipo de rescisão.
6. Procedimento para renovação do projeto
Em muitas agências, os contratos trazem uma cláusula de renovação automática caso nenhuma das partes se manifeste contra isso. É fundamental deixar claro qual é o prazo do novo acordo e se há alterações nos preços. Eu não aplico renovações automáticas na Mestre, mas elas são uma opção para clientes em que os procedimentos contratuais são muito burocráticos.
Se os valores vão mudar, defina logo o indexador de inflação para reajuste — geralmente, utiliza-se o IGP-M ou o IPCA.
7. Métodos de atendimento e contato com o cliente
Este item é indispensável porque pode evitar uma boa parte das causas de estresse ao longo de um projeto. Para começar, indique os canais e as formas de relacionamento que você utiliza.
Outro ponto que precisa ficar claro é a frequência de reuniões (semanais, mensais, trimestrais, etc), quanto tempo esses encontros podem durar, se haverá apresentação de relatórios, entre outros detalhes.
Ao inserir esses sete itens nos seus contratos, vai ficar muito mais fácil implementar sua metodologia de trabalho e manter uma boa gestão do seu dia a dia.
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