Fala, galera! Mais uma vez, eu vou responder uma grande dúvida que chegou no meu instagram (@fabioricotta): quando contratar mais pessoas para a agência?
Sempre que o assunto envolve a contratação de novos profissionais, já considero o regime CLT e os impacto financeiros disso. “Ah, Ricotta, mas eu uso o modelo de contração PJ”. Não é o que eu recomendo. Afinal, para ter controle de horários e cobrar entrega de tarefas diárias, o correto é usar a CLT.
A partir disso, dá só uma olhada nas sacadas!
Considere expansão e demanda
Se você vai contratar uma pessoa, os primeiros pontos a observar são: expansão e demanda. O primeiro significa maior capacidade de produção, ou seja, a antecipação de um novo esforço. O segundo considera que já existe uma nova demanda e é preciso contratar uma nova pessoa para equilibrar o esforço do time todo.
Mensuração de atividades
Um gestor bem qualificado precisa ter grande clareza da demanda. Ou seja: os escopos, os tipos de demandas, quanto tempo o time leva para fazer cada atividade.
“Ricotta, mas agora vou ter que mensurar tudo?” Sim, isso é fundamental para você decidir entre expansão ou adequação de demanda. Ainda mais se você quiser debater com algum colaborador a questão da quantidade de tarefas. Nesse passo, eu recomendo três fatores:
Processos
Você deve ter a noção de tudo o que precisa fazer para desenvolver os produtos. Por exemplo, para entregar um infográfico ou um fluxo de e-mail, você já sabe todo o passo a passo.
Gestão de tarefas
Depois de definir todo o processo, já dá para criar as tarefas e, em seguida, dividi-las entre as pessoas do seu time.
Gestão de tempo
Já para contabilizar o tempo de atividades, você pode usar uma ferramenta de gestão de tarefas.
Na Mestre, nós usamos o Runrun.it, que é muito conhecido e utilizado. Fora esse, existem outros softwares, como, por exemplo: Operandi, Wunderlist, Basecamp, entre tantas outras.
Eu só não recomendo o Trello, porque ele não tem a visão clara de gestão de tempo. Além disso, ele deixa encavalar tarefas, ou seja, que um mesmo colaborador fique com duas tarefas ao mesmo tempo. O ideal é organizar uma “castata” de atividades.
Então, com a clareza de quantidade de tarefas, você sabe se é possível fazer tudo. Mais do que isso, é importante trabalhar com previsibilidade. Pegar o escopo, dividir as tarefas e agendar todas ao longo do tempo.
Caso contrário, não é possível saber se, de fato, é preciso contratar mais pessoas para a agência. E ainda que precise, vai levar uns 30 ou 40 dias, em média, para o profissional começar a trabalhar. O ideal é saber se, daqui a uns 60 dias, o novo colaborador ainda será necessário.
Gráfico de demandas
Além de avaliar processos, expansão e demanda, é importante fazer um gráfico para acompanhar o acréscimo das demandas da sua agência digital. Só que existe uma pegadinha: o cancelamento de clientes. Então, você precisa olhar a taxa de demandas e a de cancelamento de projetos.
Porque, imagina que o seu time reclame de alta demanda, só que ele não tem noção de que, ao mesmo tempo em que entram novas tarefas, também saem clientes.
Afinal, quando contratar mais pessoas para a agência?
Você deve chamar novos profissionais a partir do momento em que o escopo de novos clientes é maior do que a taxa de cancelamento. Agora, quando você perde ou não consegue trazer mais clientes, o recomendável é evitar novas contratações e, dependendo do cenário, até optar por demissões.
Atenção aos seus escopos
Mais um passo fundamental é ficar atento aos seus escopos. Na Mestre, nós adotamos os escopos A, B e C.
Com isso, digo que não adianta trazer dois clientes C e perder um cliente A (que possui um número de demandas muito maior). Se porventura esse cliente que você perdeu tiver o mesmo volume de tarefas de um novo cliente, eu recomendo que você segure novas contratações.
Muito cuidado também com aquela velha história de: vou fechar um contrato, então, já vou contratar umas nova pessoa. Além de tudo, quando você contrata alguém, é claro que ele ou ela já tem expectativas. Mais pra frente, não é correto demiti-la porque você esperava que um cliente entrasse, mas isso não aconteceu.
Resumindo: a grande sacada é entender a gestão de tarefas e de tempo, além de olhar a curva de demandas (que deve ser sempre positiva).
Lembrando, também, de avaliar se o caixa da sua empresa consegue manter um novo colaborador em regime CLT.
Beleza?
➡️ Precisa da ajuda de algum profissional de recrutamento e seleção? Recomendo que conheça a Empregga.
Eu espero que você tenha gostado deste conteúdo sobre quando contratar mais pessoas para a agência. Aproveite mais informações sobre gestão de agência digital aqui no blog do Agência10x!
Um abraço e até a próxima!
