Cultura Organizacional? Como Contratar e Escalar sua Agência?

Cultura Organizacional: Como Contratar e Escalar a Liderança na Agência?

No mundo das agências digitais, o crescimento e a escalabilidade estão diretamente ligados à contratação e gestão de pessoas. 

Não importa se a sua agência tem 1, 10, 100 ou até 1.000 colaboradores, a cultura organizacional será sempre o alicerce para o desenvolvimento sustentável. Quando falamos em escalar uma agência, isso ainda depende fortemente do aumento de mão de obra qualificada, e é aqui que a cultura entra em cena! 

Continue a leitura do artigo para descobrir como contratar a pessoa certa e garantir que você não precisará mais “vestir a camisa” da empresa sozinho.

Por que a cultura organizacional é essencial para a sua agência?

A cultura organizacional é o coração da sua agência. Ela define quem você é como empreendedor e como a agência orienta todos os processos, desde a forma como você se comunica até a maneira como toma decisões. Contratar pela cultura organizacional é fundamental para garantir que sua equipe não apenas tenha as habilidades técnicas necessárias, mas também esteja alinhada aos valores e à visão da sua agência. 

Quando você contrata pessoas que compartilham a mesma cultura, elas se integram mais facilmente ao time, entendem melhor as expectativas e estão mais motivadas a contribuir para o sucesso da empresa.

A contratação com base na cultura evita um dos maiores problemas nas agências: a demissão por falta de alinhamento comportamental. Em vez de contratar apenas por habilidades técnicas, pense em como aquele candidato se encaixará no dia a dia da sua empresa e como seus valores pessoais irão contribuir para o ambiente de trabalho. 

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Quando saber quando é a hora contratar ou não contratar na minha agência?

Saber o momento certo para expandir sua equipe pode ser uma decisão desafiadora em qualquer agência, principalmente em agências de pequeno porte. Contratar cedo demais pode aumentar seus custos sem um retorno imediato, enquanto esperar demais pode resultar em sobrecarga de trabalho e perda de qualidade nas entregas. 

Mas calma dono de agência, existem alguns sinais claros que podem indicar que chegou a hora de considerar uma nova contratação:

  • entregas constantemente atrasadas: se as tarefas estão sempre ultrapassando o prazo, isso pode indicar que a equipe está sobrecarregada;
  • aumento de erros e retrabalho: o excesso de trabalho pode levar a uma queda na atenção aos detalhes, resultando em erros e retrabalho frequentes;
  • diminuição da qualidade do trabalho: se a qualidade das entregas está caindo, é possível que sua equipe não tenha mais capacidade de manter o padrão esperado;
  • aumento de conflitos e estresse na equipe: quando o time está sobrecarregado, o estresse aumenta, resultando em mais conflitos internos;
  • baixa produtividade e falta de motivação: a sobrecarga pode levar a uma equipe desmotivada, que não consegue manter a produtividade;
  • insatisfação do cliente: se os clientes estão começando a expressar insatisfação com as entregas, isso é um alerta de que você pode estar com falta de recursos humanos.

Antes de tomar a decisão, analise a fundo a raiz desses problemas para ter certeza de que a contratação é realmente a melhor solução! A melhor forma de fazer isso é através de dados concretos, “mas Ricotta como calcular esses dados?” Veja a seguir!  

Comprove com dados que você realmente precisa contratar! 

No mundo das agências digitais, é fácil cair na armadilha de contratar por “feeling”, mas isso pode resultar em custos desnecessários e ineficiência no processo de crescimento da equipe. Para evitar esse erro, é essencial comprovar que a contratação é necessária através de números e análises objetivas.

Use um software de controle de tempo

Ferramentas de gestão de tempo como o Runrun.it são essenciais para registrar quantas horas a equipe está gastando em cada tarefa. Essas ferramentas não só monitoram a produtividade como também mostram o tempo médio gasto em diferentes atividades;

Calcule o tempo total necessário

A partir dos dados coletados pelo software, você pode calcular o tempo total que a equipe precisa para realizar todas as tarefas em andamento. faça uma lista detalhada das atividades e estime o tempo médio necessário para cada uma;

Compare horas disponíveis vs. Horas necessárias

Agora é hora de comparar as horas disponíveis do seu time com o tempo necessário para entregar todos os projetos. se houver uma diferença significativa, com mais demanda do que capacidade, isso é um sinal claro de que a equipe está sobrecarregada e você precisa contratar.

Análise de três meses consecutivos

Aqui na Mestre, utilizamos a regra dos três meses consecutivos com déficit de horas. se a sua planilha mostrar que, por três meses seguidos, você tem horas negativas (ou seja, mais demandas do que capacidade de entrega), isso indica que chegou a hora de iniciar o processo de contratação.

A seguir veja um exemplo de planilha usada pela Mestre para monitorar a capacidade de horas da equipe e identificar a necessidade de contratação:

Comprove com dados que você realmente precisa contratar!

Um exemplo na prática, se o seu time de conteúdo está gastando em média 40 horas por semana para produzir e revisar conteúdo, mas os novos projetos demandam 60 horas semanais, há uma diferença de 20 horas. Nesse caso, a contratação de um novo colaborador pode ser a solução para equilibrar a carga de trabalho.

E uma dica de mestre, antes de decidir pela contratação, veja se há a possibilidade de realocar tarefas ou ajustar processos. Às vezes, a solução pode estar em redistribuir o trabalho entre os membros da equipe ou melhorar a eficiência dos processos, sem a necessidade imediata de contratar! 

Como não cometer erros na hora da contratação e contratar a pessoa certa? 

Contratar a pessoa certa para sua agência vai além de analisar as competências técnicas. O processo deve estar totalmente alinhado com a cultura organizacional da empresa. 

Ao seguir esse princípio, você garante que a nova contratação não apenas execute bem suas tarefas, mas também se encaixe nos valores e no modo de operação da agência. Veja a seguir algumas dicas para conferir uma contração certeira!

Defina a cultura do seu negócio

Antes de iniciar qualquer processo seletivo, você precisa ter uma cultura organizacional bem definida. Isso inclui:

  • comportamentos que você deseja promover: pense nos valores que regem a empresa, como colaboração, inovação, proatividade, entre outros;
  • comportamentos que você deseja evitar: quais atitudes e posturas não têm espaço na sua agência? pode ser a falta de comunicação, individualismo, etc;
  • guia prático para o dia a dia: tenha exemplos claros de como esses comportamentos devem ser praticados no ambiente de trabalho. Isso te ajudará a definir o perfil ideal para novos colaboradores.

A jornada de um colaborador começa pela contratação

Contratar alguém com base na cultura organizacional da sua empresa deve ser o primeiro passo de uma jornada que vai muito além do início da relação. Mas para isso, você deve garantir que todos os processos seguintes também sigam esse alinhamento:

  • contratar validando a cultura: durante o processo seletivo, use a cultura como filtro inicial.
  • alinhar com feedback contínuo: certifique-se de que o feedback esteja sempre alinhado aos valores da agência.
  • treinar conforme a cultura: o treinamento não deve apenas focar nas habilidades técnicas, mas também no fortalecimento dos comportamentos desejados.
  • demitir seguindo a cultura: se o colaborador não se alinhar à cultura ao longo do tempo, mesmo após feedbacks e treinamentos, a demissão pode ser uma consequência natural.

Siga alguns passos para uma contratação certeira

Para evitar erros e garantir que você está contratando a pessoa certa, siga essas etapas:

  • descreva a rotina do cargo: crie uma job description clara, detalhando as principais tarefas e responsabilidades da vaga. Inclua também possíveis atividades extras que possam surgir.
  • defina o perfil comportamental: utilize ferramentas como o DISC para entender o perfil comportamental ideal para a posição e como ele se encaixa na cultura organizacional da empresa.
  • identifique as competências técnicas: quais habilidades e conhecimentos são essenciais para a vaga? Isso ajuda a filtrar candidatos tecnicamente qualificados.
  • abertura de vagas e divulgação: utilize canais como LinkedIn, Instagram e e-mail para atrair os candidatos certos. Garanta que a descrição da vaga reflita bem a cultura da agência.
  • avaliação de CV: analise o currículo do candidato com atenção às competências técnicas necessárias, mas sempre levando em conta como esse profissional pode se alinhar com a cultura organizacional da empresa.

Utilize a entrevista como uma ferramenta poderosa

Na entrevista, o foco deve ser mais no comportamento e nos valores do que apenas nas habilidades técnicas. Existem algumas perguntas que podem ajudar a validar a cultura e o comportamento do candidato:

  • “Quando as pessoas não gostam de você, o que elas dizem? Como elas enxergam o seu comportamento?”

Isso permite que o candidato faça uma autoavaliação e pode revelar como ele lida com relacionamentos interpessoais.

  • “Se você pudesse escolher um tópico para trabalharmos com você nos 6 primeiros meses, qual seria?”

Essa pergunta ajuda a entender as expectativas e a abertura para o desenvolvimento contínuo.

A entrevista normalmente é um momento de desconforto, e é nesse momento que você deve procurar obter respostas para todas as suas dúvidas, mesmo que isso cause um certo “atrito”. 

Lembre-se de que o comportamento é algo que dificilmente pode ser treinado. Se você identificar qualquer sinal de desalinhamento comportamental, isso pode ser um motivo para não seguir com a contratação! 

Decida com calma

Após a entrevista, não tenha pressa para dar uma resposta. Finalize a conversa, respire, e depois coloque no papel os prós e contras em contratar aquela pessoa. O tempo para refletir sobre a decisão é essencial para evitar erros.

Se você tiver 1% de dúvida sobre o comportamento do candidato, não contrate. O alinhamento cultural é mais importante do que qualquer habilidade técnica que ele possa ter.

Não se esqueça – Cultura e liderança caminham juntas! 

Quando você contrata, treina e dá feedback com base na cultura da sua agência, aumenta as chances de formar líderes que irão impulsionar seu crescimento. Líderes que compreendem e defendem a cultura organizacional da empresa tomam decisões melhores e mantêm o time alinhado com os objetivos do negócio.

Para formar líderes, o recrutamento já deve ser baseado nos valores da empresa. Esses líderes atuarão como guardiões da cultura, garantindo que as decisões e o ambiente de trabalho estejam sempre alinhados com os princípios da agência. Isso fortalece seu negócio e permite que você, como gestor, tenha mais tempo para focar no futuro da empresa.

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