Recebi uma pergunta no meu Instagram (@fabioricotta) sobre a necessidade de contar com um gestor de tarefas para gerenciar o Runrun.it.
O que é o Runrun.it?
Essa ferramenta é ideal para gerir tarefas, onde você pode organizar todas as atividades da sua empresa de uma forma bem estruturada e profissional para gerir o time.
Como iniciamos o uso do Runrun.it na Agência Mestre?
No início da Mestre, contávamos com um software interno para fazer a gestão de tarefas. Ele listava tudo o que precisava ser feito e também fazia a mensuração de tempo por cada atividade. Era uma forma fácil de enxergar o que tinha que ser feito e também de contabilizar o tempo de execução que cada analista levava para cumprir as atividades.
Isso nos deu informações sobre todo o sistema de gestão da Mestre, baseado em tempo e, ao mesmo tempo, ajudou a acertar na precificação. Afinal, eu preciso saber quanto tempo a pessoa gasta para saber quanto vai custar os serviços.
Ttentamos utilizar alguns outros softwares, mas a equipe não comprou a ideia. Foi então que pedi para que os nossos líderes pesquisassem ferramentas e que eles mesmo as indicassem. Foi nesse momento que indicaram o Runrun.it como uma boa opção.
Por que o Runrun.it é uma boa opção?
Avaliamos o software e o consideramos uma boa opção, pois:
- tem uma listagem de tarefas fácil e intuitiva;
- tem uma visão complexa de gestão de tarefas em cascata;
- tem um sistema de gerenciamento de tempo e vários relatórios;
- gera previsão de conclusão de tarefas com base no histórico de execução;
- além de outros benefícios.
Quais os benefícios de ter um gestor de tarefas?
São alguns deles:
- maior controle sobre as atividades;
- mais clareza sobre o que foi feito, o que precisa ser feito e ainda sobre os detalhes da execução em relação a tempo, por exemplo.
Quais os benefícios de que cada analista faça sua própria gestão de tarefas?
Agilidade e velocidade — assim, a equipe não depende de outra pessoa para fazer o cadastramento e ganha mais autonomia para gerir os próprios entregáveis.
Existem pontos negativos para ambos?
Sim. Se o gestor de tarefas faltar ou precisar ficar afastado por um tempo, quem fará isso para a equipe? Como ele será substituído? Então, você terá aqui um gargalo.
Por outro lado, se a sua equipe fizer isso sozinha, cada um por si, eles também definirão a performance como vão atuar diariamente. Por exemplo: se ficarem ociosos, poderão não se disponibilizar para cumprir outras atividades, poderão omitir que estão livres e isso é um problema para a organização.
Como funciona na Agência Mestre?
Utilizamos um modelo híbrido. Nós temos os gestores, que são responsáveis para visão do projeto e por cadastrar o modelo do projeto dentro da ferramenta. Porém, as pessoas alocadas em cada projeto cadastram suas próprias tarefas e têm autonomia para cumprir com seus entregáveis. Assim, o gestor tem uma visão macro e pode realocar atividades e analistas, apenas gerindo prazos e entregas.
Se você vai usar o Runrun.it ou não, o que tem que entender é que, ao escalar sua agência digital, você precisa tirar toda a concentração da mão do gestor e dar um pouco mais de autonomia para o seu time, seguindo a hierarquia — analistas sêniores com mais independência e depois os demais (plenos e juniores).
Na Agência Mestre, os gestores são como técnicos de futebol, “tirando de um lado, apertando do outro”, ou seja, são responsáveis por fazer pressão no lugar certo. Assim, o time ganha autonomia para agir e os projetos andam a todo vapor!
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