Como um bom profissional de Ciências da Computação, eu sempre penso em como fazer tarefas de maneira mais otimizada, e eu tento trazer isso aqui para dentro dos meus negócios.
Toda vez que você faz uma determinada quantidade de tarefas e olha para elas, você percebe que, no fim, podia ter feito isso mais rápido.
Chamo isso de otimização do tempo, e é sobre esse conceito que eu vou falar neste artigo!
Imagine que você leva umas duas horas para montar um bom relatório, com apresentação, tudo certinho. E se eu te dissesse que você pode fazer o mesmo relatório, depois de montar o template, com o clique de um botão?
Ou melhor ainda: sem clicar em nada, porque a ferramenta já gera o relatório para você no primeiro dia útil do mês?
Daí, que nem aqui na Mestre. São mais de 50 colaboradores economizando tempo de geração de relatório… Quanto isso representa no aumento de lucratividade da empresa? Bastante!
Será que não é o seu momento de olhar e pensar nas atividades que vocês faz que são repetitivas, e que você poderia usar uma ferramenta para solucionar isso?
Veja algumas dicas que eu separei:
1. Priorização de tarefas
O primeiro ponto que você precisa entender é que, antes de qualquer ferramenta, precisa fazer um “hack” na sua própria vida. Eu já falei várias vezes sobre a importância de você priorizar as tarefas e chegar no trabalho já sabendo o que fazer e em que ordem fazer.
Mas você precisa fazer isso no dia anterior, claro! Coloque no papel, e já na ordem de prioridade. Veja quais são as mais importantes e deixe em primeiro lugar.
Para te ajudar com isso, você pode usar um gerenciador de tarefas, como o Trello.
Lá, eu posso colocar todas as minhas tarefas da semana ou do mês em cards, e marcar exatamente em que passo eu estou. Se precisar pode colocar mais alguns itens sobre elas, como a aprovação. Por último, coloque um card para marcar as tarefas feitas.
2. Controle de tempo
Quando eu comecei a trabalhar, era em uma empresa que tinha uma ferramenta de controle de tempo. Esse sistema, chamado Tasklist. Nele, eu precisava dar “start” e “stop” em cada tarefa.
Isso ajudava a gerência a ter uma média do quanto a equipe gastava para cada tarefa, e assim poder dar prazos melhores e mais certos de entrega para o cliente, e ajudava a me policiar a saber quais as atitudes que eu tinha durante o dia. Eu cadastrava minhas tarefas e tinha uma noção de se eu tinha demorado mais ou menos para fazê-la.
Assim, eu podia gerir meu tempo, e se eu levasse mais horas do que no dia anterior na mesma tarefa, eu veria se tinha algo errado.
3. Execução de tarefas
Eu poderia executar uma pesquisa de palavra-chave de uma maneira bem básica, entrando no Google lá e jogando “marketing digital A”, “marketing digital B”…e assim por diante, mas eu sei que tem ferramentas que podem me ajudar a fazer isso mais rápido!
Uma delas é a SEMRush, que faz a pesquisa mais completa, compara o meu site com o dos meus concorrentes, ou a da MOZ, que avalia meus backlinks e ainda sugere palavras para eu trabalhar no meu site.
” Imagine que eu tenha mais de vinte pessoas no operacional utilizando um sistema mais eficiente de relatório. Se eu conseguir economizar e fazer com que todo mundo crie seus relatórios no primeiro dia útil do mês e agora eu tenha mais quatro dias úteis para as pessoas investirem em projetos, minha produtividade aumenta em aproximadamente 20%!”
O que isso representa: mais clientes e mais lucratividade.
O grande hack
Qual o grande hack aqui? Começando por você, olhe para as tarefas de toda a equipe e pense:
- elas são repetitivas ao longo da semana ou do mês?
- elas precisa. de interação humana, ou poderiam ser feitas com o auxílio de uma ferramenta?
- como elas são executadas pelos colaboradores? Você tem alguma dica para otimizar o andamento?
Com essas dicas, você pode melhorar a vida dos seus colaboradores, ampliar a produtividade da empresa e aumentar os lucros!
Para outras dicas, confira o blog do Agência10x!
