Quando eu falo em prestação de serviço em marketing digital, sempre penso em ferramentas para gerir o tempo que levo para fazer cada uma das ações que preciso. Se não, o lucro vai lá em baixo!
Mesmo no primeiro emprego formal que eu tive, que depois veio a se tornar a Agência Mestre, eu já contava com um sistema de gestão de tarefas. Era uma ferramenta — gosto muito de falar sobre isso — se chamava Tasklist.
Era um sistema em que eu cadastrava as tarefas para executar e tinha as opções de “início” e “pausa” para cada tarefa. Assim eu mensurava o tempo de cada colaborador.
Isso, você querendo ou não, é um controle muito bom em termos de gestão. Saber quanto mais ou menos cada pessoa gasta de tempo em cada atividade.
Tempos depois, criamos nosso próprio sistema e adicionamos aqui na Mestre até o tempo de pausa de café dos profissionais da agência. Pode parecer exagero, mas quando você chega a uma escala, qualquer ferramenta — gratuita ou paga — ajuda você a criar o hábito de organizar suas tarefas.
Como organizar o seu tempo?
Hoje, querendo ou não, um dos softwares mais conhecidos é o Trello. Muita gente usa essa ferramenta para gerenciar suas atividades. Até existem plugins e alguns “hacks” para você adicionar alguma outra ferramenta para gerir o tempo junto com o Trello.
Mas na essência, a ideia de qualquer sistema é que você organize blocos para você realizar coisas. Por isso, a dica que eu tenho para dar quando alguém vem me procurar dizendo “Fabio, estou cheio de coisas para fazer” é que normalmente o primeiro problema é falta de organização, fazer tudo ao mesmo tempo.
O ideal é que você tenha blocos para realizar itens. Exemplo, um bloco de tempo para responder e-mail, um bloco para atender clientes, para fazer reunião e etc. É essencial que você tenha o poder de ter uma imersão e um alto foco na tarefa que você está realizando.
Por que a maior parte do tempo perdido acontece por distrações. Quando você interrompe uma tarefa para atender alguma outra demanda é mais difícil voltar para o que você estava fazendo com o mesmo foco.
Existem estudos que comprovam que o corpo demora cerca de 15 minutos para voltar ao alto foco depois de ser interrompido. Ou seja, para voltar àquele espaço mental em que só existe você e aquela tarefa ali na sua frente.
Em questão de gestão de tempo, o primeiro passo é você saber que precisa organizar ele em blocos e depois organizar o tempo de execução das tarefas. Para te ajudar, separei algumas ferramentas para gerir o tempo que auxiliam a fazer isso. Confira!
Melhores ferramentas para gerir o tempo
O próprio Trello é uma ótima forma de você tornar tarefas em blocos, ver o que você precisa fazer e o que já foi feito.
Isso é excelente para equipes, principalmente pequenas. Tenho essa opinião por conta do formato vertical em que é organizado. Senão, acaba ficando muitos cards na tela, o que gera o efeito oposto.
Em um modelo de agência digital maior, aqui na Mestre a gente usa o Runrun.it. Além de ser uma das principais ferramentas para gerir o tempo, ele tem duas coisas que gosto muito que o Trello não tem: a contagem de tempo de realização de tarefas e também a dependência e interdependência de tarefas.
Por exemplo, eu só posso dar play na tarefa de “criar um layout” depois que a atividade de “wireframe ou estrutura” já estiver entregue. Ou, eu só posso iniciar a tarefa de “divulgar artigo nas redes sociais” se a atividade de “produção de artigo” já estiver pronta.
Ou seja, existe uma dependência entre as tarefas, e a interdependência consiste no fato de você saber que uma pessoa não pode receber uma atividade porque ela está alocada em outro projeto.
No Trello, quando você delega tarefas, nem sabe se aquela pessoa está disponível para realizar a atividade. Ela pode estar envolvida em outro card e isso passar despercebido para você.
Outra ferramenta muito legal, que tem um comportamento muito parecido com o Runrun.it é o Asana. Existem várias empresas que usam para o controle de tarefas e que possui pontos semelhantes com a ferramenta que usamos em nossa agência. Tem também umas ferramentas mais intermediárias, que são o Todoist e o Pipefy.
Qual ferramenta usar?
Mas o que é o importante de todas essas ferramentas? “Fabio, qual que eu tenho que usar?” Meu conselho é: utilize a ferramenta mais simples. Você não precisa de uma ferramenta super poderosa.
O importante é se organizar, saber quanto tempo você leva para realizar as atividades, e depois perceber qual a média de tempo que você precisa para realizar cada tarefa. Por isso que gosto do Runrun.it.
Por exemplo, aqui mesmo na Mestre já pedi para umas das gestoras quanto tempo demorava uma determinada tarefa. Por conta das estatísticas da ferramenta, ela conseguiu me estimar o tempo que um profissional da agência demorava para realizar aquele trabalho.
Com essa informação, você pode alinhar expectativas de prazos quando alguém te pede para realizar algum trabalho. E tudo isso baseado em números reais.
Por conta disso, eu gosto de bloquear o tempo necessário, mensurar e melhorar continuamente. Afinal, é preciso saber se você está estourando o tempo limite ou se está fazendo no prazo estipulado.
E uma dica suprema. Se você trabalha em equipe, combine alguma coisa com ela. Compartilhe o seu calendário. Bloqueie espaços para conversar com as outras pessoas, isso também faz parte da sua gestão de tempo!
Espero que você tenha gostado das minhas dicas de ferramentas para gerir o tempo! Para mais artigos como este continue acompanhando o blog do Agência10x!
