Como Sair do Operacional da Agência Digital?

Como Sair do Operacional da Agência Digital?

Eu gosto muito do termo “donodependência” porque ele reflete bem a realidade de muitas agências digitais. O time chama o CEO a todo momento: pode ser para resolver algum pepino no operacional ou para auxiliar em alguma tratativa comercial mais delicada, por exemplo.

No intuito de ajudar, afinal, o dono se vê como o principal responsável pelo sucesso do negócio, acaba se dedicando a essas tarefas enquanto esquece de outras. Não é à toa que a pergunta “Ricotta, como eu faço para sair do operacional?” é uma das que mais aparecem para mim.

O que muitos donos e donas de agência digital não percebem é que a donodependência é criada por eles próprios. Claro que não intencionalmente, mas essa dinâmica organizacional é reforçada no dia a dia de trabalho, toda vez que o CEO intervém. Isso mina a autonomia dos colaboradores, que ficam viciados em procurá-lo sempre que ocorre um problema.

Na sua agência digital isso também acontece? Então continue a leitura deste artigo para descobrir como sair do operacional e acabar com a donodependência no seu negócio!

3 ações para sair do operacional da agência

Normalmente o que a gente chama de donodepenência é ressaltado quando a agência de marketing está em ritmo de crescimento. Por exemplo, quando estão entrando mais clientes, mas boa parte das tarefas continuam na sua mão.  

Com isso, você se sente sobrecarregado, perde prazos, acaba precisando trabalhar mais de oito horas por dia, responde cliente no WhatsApp fora do horário comercial e se cobra por não conseguir dar conta de tudo sozinho. Mas deixa eu te contar uma coisa: você não precisa carregar tudo nas suas costas!

Até porque o papel do CEO é pensar no futuro da empresa, na estratégia, na gestão e na otimização do negócio. Como você vai fazer isso se precisar parar o que está fazendo para validar entregas do time? 

Percebe como a donodependência é perigosa para a sua agência? Se você não está focado em guiá-la, quem está? Por isso, sair do operacional deve ser o seu maior objetivo, e as ações para como fazer isso você descobre agora!

1. Mudança de mentalidade

O primeiro passo para sair do operacional é a mudança de mentalidade! É quase que intuitivo pensar que, como somos os donos da empresa, precisamos estar focados em tudo o que acontece no dia a dia, mas, na verdade, quando você trabalha dessa forma acaba se tornando um gargalo do operacional e se ausentando das suas verdadeiras funções de CEO.

Por isso, tenha em mente o mantra para erradicar a donodependência: em 30 dias você será demitido da sua agência, e ela precisa continuar! Quem vai assumir as suas funções?

Pode parecer até um pouco drástico pensar assim, mas o jogo certo para uma agência que quer ter sucesso é esse. O dono precisa sair do operacional ou do comercial para focar na gestão! E como você pode fazer isso de forma prática eu explico a seguir. 

2. Documentação de processos

O primeiro passo para sair do operacional de vez é ter processos bem definidos e documentados, e você deve fazer isso desde o momento que é uma eugência — se essa ainda for a sua realidade.

Se a sua agência já existir e tiver funcionários, o que você precisa fazer é gravar enquanto for realizar todas as tarefas operacionais nas quais ainda está envolvido e deixar tudo isso salvo em um local de fácil acesso para o time poder consultar na hora de fazer.

Ministrar workshops e transmitir o seu conhecimento para a equipe também é fundamental para garantir que cada um dos colaboradores aprendam a realizar as demandas da forma que você entende que elas precisam ser feitas. 

No início, quando você não tem nenhum processo documentado, pode parecer um trabalho de formiguinha, mas com o tempo você verá o quanto isso irá tornar o time mais autônomo e irá te liberar para focar no que importa. 

3. Delegação

À medida que os processos forem sendo documentados e que o time ganhar mais autonomia, é possível começar a delegar as tarefas que estão na sua mão. Obviamente isso deve ser feito aos poucos para garantir a qualidade de todas as ações realizadas na sua agência.

E aí? Por onde começar a delegar? Na aula “Liberte-se Pela Delegação”, do Agência10x — se já é aluno, termina esse artigo e corre para assistir —, eu explico com todos os detalhes como fazer isso, mas vou compartilhar, aqui, um exercício que me ajudou bastante a tirar das minhas mãos demandas que travavam a minha rotina como CEO da Agência Mestre.

Exercício do Farol

O exercício do farol consiste em toda vez que você for fazer uma demanda dar uma nota de 1 a 5 para ela considerando três quesitos:

  • habilidade: pergunte-se se você tem o conhecimento técnico necessário para executar aquela função que te pediram. Por exemplo, eu não sei nada de edição de vídeo, então se precisasse que eu fizesse isso, levaria muitas horas, enquanto alguém qualificado gastaria apenas 30min. Nesse contexto, a minha habilidade para encarar essa função é 1;
  • impacto: entenda quais resultados serão gerados ao realizar essa ação. Vamos imaginar que me pedissem para validar a imagem que vai em um card postado no Instagram da Agência Mestre. Considerando que a minha função como CEO é garantir que a empresa continue funcionando, isso tem um impacto 1, muito baixo. Por outro lado, a gravação de um vídeo falando sobre um case de sucesso pode trazer clientes, portanto, tem um impacto 5;
  • pessoalidade: questione-se se realmente precisa ser você a fazer a função que estão solicitando. Considerando os exemplos dados no tópico anterior, a escolha de uma imagem para um post com certeza não precisa ser eu, portanto, nota 1. A gravação de um case de sucesso pode ser interessante que seja eu, mas não seria mais adequado um sócio ou alguém do marketing gravar? Sendo assim, nota 3.

Faça esse exercício com todas as demandas que surgirem por 90 dias. Ao final desse período, as que tiverem nota mais baixas são de delegação obrigatória, ok?

“Ah, Ricotta, não tenho para quem delegar, sou uma eugência”. Tudo bem, ainda assim essa lista é útil porque por meio dela você entende quais são as prioridades de contratação. 

Agora, tá hora de assistir à aula do Agência10x, “Liberte-se Pela Delegação”, que indiquei ali em cima. Nela, eu dou muito mais detalhes de como fazer esse processo de sair do operacional sem perder a qualidade e lucratividade dos projetos da sua agência digital.

Além disso, ao longo de todo o módulo “Como Escalar”, você vai aprender todas as ações que devem ser implementadas para garantir o crescimento do seu negócio.

Ainda não é aluno? Poxa, não sei se no momento em que você estiver lendo este artigo as matrículas estarão abertas. Você pode descobrir acessando o site do Agência10x. Se estiverem fechadas, se cadastra na lista de espera, que assim que eu estiver aceitando novos alunos, entro em contato com você. Fechou? 

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