Fala, galera!
Mais uma vez, vamos falar sobre um assunto essencial para a gestão de agências. O tema veio de uma dúvida que eu recebi no meu Instagram. A questão foi a seguinte:
– Ricotta, como criar processos na agência para que meus colaboradores sigam?
Se você também vive pensando “Eu gostaria de criar processos, mas ninguém segue” ou “Eu gostaria que as pessoas seguissem os métodos feitos na agência”, chegou a hora de descobrir a solução para tudo isso!
O primeiro ponto que precisamos ter em mente é que os processos são justamente um conjunto de tarefas que as pessoas seguem. Se ninguém segue, não se trata de processos.
Por que é importante ter processos na agência?
Saber como criar processos na agência é garantir que as pessoas possam seguir o seu padrão de qualidade. Então, por exemplo, um profissional precisa criar uma auditoria de SEO, para isso, ele deve seguir todo o passo a passo definido.
Esse cuidado é importante até mesmo para quem trabalha sozinho, porque a gente pode cometer erros e, justamente, o equívoco acontece porque não houve um padrão estabelecido. Além disso, os processos ajudam no cumprimento de prazos.
Como criar processos na agência?
Comece pensando por qual meio você vai criar os processos. Isso pode ser com o uso de:
- vídeo;
- e-mail;
- texto;
- dialogado verbalmente.
Mas, para mim, o jeito falado é o mais fraco. Afinal, imagina a seguinte situação: eu sou o detentor dos processos, então, toda vez que o meu colaborador precisar saber como fazer as tarefas, vou ter que reservar um tempo para explicar.
Ao contrário, com um vídeo ou um texto, a pessoa pode consultar sempre que necessário de forma prática e rápida. Outro ponto importante é que o material fique na nuvem da sua agência digital.
Como fazer com que as pessoas sigam os processos?
Como eu disse, não basta saber como criar processos na agência. É importante, também, que as pessoas sigam os métodos. Mas como?
A melhor resposta é: faça com que os profissionais participem da criação dos métodos. Esse cuidado é ideal para que você saiba se os seus funcionários concordam ou não com suas ideias e, claro, se eles têm sugestões. As pessoas só seguem os métodos quando “compram” as ideias, ou seja, é preciso envolvimento.
A segunda grande sacada é revisar os processos com frequência, assim, há a oportunidade de todo mundo participar das ideias, debater se os pontos estão fazendo sentido ou não e chegar a um consenso. Criar procedimentos e nunca revisá-los é um erro, pois eles sempre precisam de melhorias!
Concluindo, o passo a passo para criar processos que as pessoas sigam é:
- estimule a participação dos profissionais;
- deixe os métodos disponíveis;
- revise os procedimentos a cada seis meses, pelo menos.
Saiba que não existe uma bala de prata para resolver todos os seus problemas de processos de forma instantânea e permanente. A sacada é tratar esse ponto como algo contínuo, que você precisa trabalhar na sua agência e educar o seu time sempre que pessoas novas entram.
Por último, mas não menos importante, os processos não podem ser passos que signifiquem barreiras para a agência acelerar. Eles têm que ser algo que contribui para:
- qualidade de entrega;
- diminuição de erros;
- cumprimento de passos.
Depois que todo mundo entende esses três pilares, tudo fica muito mais claro! Beleza?
Se você tiver mais alguma dúvida sobre como criar processos na agência, comenta aqui embaixo. Será um prazer te ajudar! Aproveite também para descobrir mais conteúdos no blog do Agência10x!
Abração e até mais!
