Você sabe por que as pessoas são fissuradas com a Disney, querem conhecer e pagam caro por isso? É porque, além das produções cinematográficas, quando os visitantes chegam ao parque são tomadas por uma sensação de encantamento e empolgação ao terem suas expectativas — que já eram altas — superadas.
Agora, imagine se, com toda a propaganda de ser um lugar mágico, um turista chega ao parque e se depara com brinquedos quebrados e personagens desanimados? Ele será tomado por uma frustração imensa e irá pensar que gastou mal o seu dinheiro.
Estou falando sobre a Disney, mas o mesmo vale para a sua agência digital. Para evitar o cenário negativo que eu ilustrei, é preciso dar um verdadeiro show no kick-off. Continue a leitura do artigo para entender mais sobre o assunto e aprenda:
- o que é kick-off;
- por que você deve se preocupar com a reunião de kick-off;
- entregando o kick-off perfeito em 3 etapas.
O que é kick-off?
O kick-off é a reunião inicial do cliente com a sua agência, ou seja, o onboarding dessa nova conta. Esse é o primeiro contato entre a empresa contratante e o time operacional que irá tocar o projeto, portanto, deve ser especial.
Por que você deve se preocupar com a reunião de kick-off?
A prospecção pode ser algo estressante para o cliente. Pense só: nós produzimos anúncios, chamamos para baixar materiais ricos, fazemos lives, nutrição de lead, ligações, apresentação de proposta, quebra de objeções e uma série de reuniões para assinar o contrato.
Com a conclusão de todas essas etapas, não podemos jogar mais burocracias em cima do cliente. É preciso mostrar que ele fez bem em escolher a sua agência, porque, afinal, está pagando muito por isso.
Como eu gosto de dizer, o primeiro passo para a renovação de um contrato é garantir uma excelente experiência inicial para quem está entrando. Se quiser aprender mais sobre esse tema, dê play no vídeo a seguir:
Sendo assim, é função da equipe operacional criar uma sensação incrível no primeiro contato, dando a certeza de que a empresa do cliente tomou a decisão correta e está nas mãos dos melhores profissionais de marketing. E como é possível fazer isso?
Entregando o kick-off perfeito em 3 etapas
Muitas agências utilizam a reunião de kick-off como um espaço para responder um briefing e conhecer mais sobre a empresa. Mas será que um interrogatório é a melhor forma de recepcionar essa nova conta? Será que uma longa reunião respondendo perguntas tem o poder de criar essa sensação de encantamento e empolgação que queremos no cliente?
É claro que não! Confira três etapas que você precisa seguir para criar o kick-off perfeito!
1ª etapa: pré-reunião
Nenhum artista sobe no palco sem se preparar, então se você quer dar um verdadeiro show para o seu cliente, o time operacional precisa tirar um tempo para estudar tudo sobre a empresa, descobrir os problemas e dar sugestões de otimização considerando os objetivos do projeto. Para isso, existem algumas ações essenciais:
- estudar o briefing, que deve ser preenchido de forma assíncrona pelo cliente. As perguntas que foram deixadas em branco devem ser respondidas no kick-off. Se você não sabe como elaborar esse documento, confira ao vídeo abaixo:
- estudar o site do cliente e outras plataformas de comunicação;
- estudar a gravação do comercial. Aqui na Mestre nós instruímos os vendedores a gravar um vídeo para falar sobre as impressões que teve do cliente, o escopo contratado, como foi a tratativa e outros detalhes pertinentes.
2ª etapa: durante a reunião
Na reunião de kick-off é importante que o vendedor responsável pelo contrato esteja presente. Isso dá segurança ao cliente de que tudo o que foi acordado nas tratativas será entregue. O integrante do time comercial deve iniciar a reunião e passar o bastão para a equipe operacional, que irá tomar o controle a partir daí.
Antes de partir para os alinhamentos, é importante que o cliente seja situado sobre o que irá ver nesta call e outros detalhes, como tempo de duração. Com isso, seguimos para os pontos que devem estar presentes na apresentação:
- determinar prazos de forma macro, por exemplo, temos 12 meses de projeto, a cada três meses terá um relatório trimestral de sucesso, o planejamento será feito em até 45 dias contendo determinados itens, reuniões mensais, acompanhamentos semanais, linha do tempo do projeto, etc;
- mostre que, para começar a estabelecer a rota do planejamento, já foi feito um estudo prévio, que identificou alguns pontos de atenção que serão corrigidos ao longo do projeto. Se existir algum problema muito urgente, resolva o quanto antes e já alinhe os detalhes dessa resolução na reunião;
- combine quem serão os responsáveis pelas aprovações de cada área, bem como o prazo, formato de trabalho e aprovação automática, caso você pratique isso na sua agência;
- ao longo da reunião, tome nota das perguntas, combinados, quem disse o que, bem como prazos de execução.
3ª etapa: pós-reunião
Após a reunião, é importante elaborar uma ata com todos os detalhes e alinhamentos feitos, da mesma forma que os responsáveis e prazos para executar cada uma das ações combinadas. Envie ao cliente por e-mail no formato PDF e agradeça pela oportunidade de trabalhar no projeto.
Seguindo esse framework, o cliente vai ficar com o sentimento de que valeu o ingresso pago pelo show. Gostou de aprender sobre esse assunto? Então, confira também o artigo sobre como criar uma rotina de prospecção eficiente e tenha muitas reuniões de kick-off!
