Todo dono de negócio deve ter em mente que, para alcançar o sucesso, é preciso contar com uma boa gestão financeira. Afinal de contas, gastar dinheiro é muito fácil — e é muito importante parar de perdê-lo para poder crescer.
Isso porque, para escalar o negócio, é muito importante contar com a contratação de novas pessoas e novas ferramentas, o que não é possível fazer caso o seu dinheiro esteja indo pelo ralo.
Portanto, é preciso ter duas grandes metas quando se trata de saber como parar de perder dinheiro em agência:
- controlar os gatos;
- garantir o faturamento, com a contratação de novos clientes e renovações.
Leia o artigo para entender mais sobre cada um desses pontos!
Como parar de perder dinheiro na sua agência: controle de gastos
Para controlar os gastos na sua agência, é preciso seguir determinados processos no dia a dia. Os principais são:
Contar com um ritual de análise da fatura do cartão de crédito
Não são só as pessoas físicas que perdem o controle da fatura do cartão de crédito! Em empresas esse problema é bastante comum. Por isso, é fundamental contar com um ritual de análise minuciosa da fatura.
Isso significa, todo mês, na hora do fechamento, olhar linha por linha e entender bem cada um dos gastos para entender:
- se algum deles não estava previsto;
- se existe alguma ferramenta que está sendo paga, mas não utilizada;
- se existem alternativas mais econômicas para ferramentas caras.
Reconsidere alguns de seus fornecedores
A contratação de um fornecedor não é algo escrito em pedra, e você, enquanto dono de agência, deve saber disso muito bem — afinal, grande parte dos clientes está constantemente cobrando resultados e contestando a renovação de contratos em caso de insatisfação ou mesmo por motivos financeiros.
No papel da empresa contratada, é claro que não queremos que isso aconteça, mas no papel da empresa contratante, se lembrar desse processo é fundamental. Não continue contratando sempre os mesmos fornecedores por inércia. Continue fazendo pesquisa de preço e de mercado, nem que seja para buscar melhores negociações com o fornecedor atual.
Diminua os custos da operação
Quanto a sua agência gasta para funcionar? Será que esse gasto poderia ser menor? O primeiro passo para responder a essas perguntas é olhar para a folha de pagamento.
A folha de pagamento é um bicho de 7 cabeças porque ela, em geral, corresponde ao maior gasto de uma empresa. Atualmente, na Mestre, esse gasto diz respeito a 38% do nosso faturamento, considerando impostos e benefícios.
O ideal é manter essa porcentagem entre os 20% e os 30%, e quando ela está acima de 50% é importante acender um alerta vermelho. E tome bastante cuidado caso a sua “saída imediata” para isso pareça ser mudar as contratações para o modelo PJ, porque existe sempre o risco de reconhecimento de vínculo empregatício que pode acarretar em ações judiciais. Por isso, caso opte por esse formato de contratações, mantenha sempre uma reserva de emergência para possíveis ações trabalhistas.
Além da folha de pagamento, outras formas de reduzir os custos de operação da sua agência são:
- atenção ao escopo: trabalhe com escopos muito bem definidos e não faça serviços e entregas que estejam fora do que está contratado. Do contrário, você estará pagando para trabalhar. Saiba como agir ao encontrar clientes que exigem algo diferente do escopo e treine sua equipe para isso.
- tempo estimado: o tempo de execução das tarefas por parte do time deve respeitar o que está previsto na precificação, pois se o tempo é extrapolado, o custo da sua operação aumenta.
- rotina de 1 a 1 técnico: essa reunião é fundamental para que a liderança acompanhe os funcionários de perto e entenda o que está afetando o tempo e a qualidade da produção.
- processos: tenha processos claros e bem documentados, porque isso ajuda a padronizar a forma e o tempo de execução das tarefas.
- ferramentas: conte com ferramentas que aceleram os processos, porque elas podem ajudar a reduzir a necessidade de pessoas na equipe.
Como parar de perder dinheiro na sua agência: contratações e renovações
Saber aproveitar as oportunidades é fundamental para aumentar o faturamento da agência e, consequentemente, aumentar o dinheiro em caixa.
Para isso, é importante treinar o time, que lida diariamente com o cliente, para identificar oportunidades de novas vendas para quem já está na casa. Lembre-se: vender para quem já é seu cliente demanda menos esforço operacional.
Identificando as oportunidades, você pode:
- adicionar volume ao escopo contratado (upsell);
- adicionar outros serviços, ainda não contratados pelo cliente (cross-sell);
Instruir o time a melhorar a taxa de renovação dos clientes também é muito importante. Aqui na Mestre, pensando nisso, criamos a área de Sucesso do Cliente. Após a implementação dessa área, nossa taxa de renovação subiu de 35% para 75%.
E a outra forma de ganhar mais dinheiro na sua agência é acompanhar de perto todos os meus conteúdos e cursos sobre gestão e vendas para agências digitais. Lembre-se: você sempre pode assumir a gestão sozinho e cometer diversos erros ou aprender com quem já está há anos no mercado, testando e aprovando métodos.
Falando nisso, você pode continuar agora mesmo a aproveitar o meu conteúdo assistindo ao vídeo que complementa este artigo e se inscrevendo lá no meu canal do YouTube!
