Como Fazer uma Agência Funcionar no Formato Remoto?

Como Fazer uma Agência Funcionar no Formato Remoto?

Uma das perguntas mais recorrentes que recebo durante as mentorias com outros donos de agências é: como fazer uma agência funcionar no formato remoto? Por isso, vamos falar sobre o assunto nesse artigo! 

Se você quer saber como fizemos esse modelo dar certo aqui na Mestre, confira:

Qual é a premissa de uma agência que trabalha no modelo remoto?

Para início de conversa, gestores, sócios e donos de agências precisam mudar sua mentalidade de desconfiança e descrédito para o formato remoto.

Afinal, ainda existe muito preconceito contra este tipo de modelo de trabalho. No entanto, a forma como a pessoa está vestida, sentada, se está descabelada ou penteada, não interfere na qualidade do trabalho, especialmente quando falamos de uma agência digital.

Por exemplo, eu trabalho de bermuda e chinelo e não é isso que me define como profissional, concorda? O que importa é o conhecimento da pessoa e a forma como ela o aplica de acordo com os valores da empresa para entregar o melhor resultado possível.

Precisamos dar às pessoas a chance de mostrar seu trabalho e não suspeitar de que ela não vai trabalhar. Como veremos ao longo do texto, há muitas maneiras de acompanhar a execução das tarefas.

Contudo, se você é o tipo de “dono” que quer “ver a tela do time”, ou seja, conferir a execução das tarefas em tempo real, é melhor repensar. Esse microgerenciamento, no fim das contas, é prejudicial para você e para o time.

Quais são os 6 instrumentos para o trabalho remoto funcionar na sua agência?

Agora eu vou dividir com você seis itens que eu acredito que podem ser implementados para fazer a sua agência funcionar no formato remoto:

1. Contratação alinhada

É preciso analisar se aquele candidato tem a capacidade técnica, o equipamento e o  ambiente necessários para realizar o trabalho remoto e, da mesma forma, se ele “quer” este modelo.

Vale destacar que, no meu entendimento, não há como contratar estagiários para o trabalho remoto. Eu explico: o estagiário precisa aprender, vivenciar aquela experiência por meio da observação ao acompanhar outra pessoa a fim de desenvolver suas habilidades de maneira proveitosa.

2. Onboarding claro

Uma das características do trabalho remoto é justamente os colaboradores não dividirem o mesmo ambiente físico durante a jornada de trabalho, e isso pode dificultar um pouco a solução de dúvidas e o auxílio em tempo real.

Nesse ponto, você precisa explicar tudo sobre a sua agência para os novos colaboradores. Mostre como as coisas funcionam dentro da empresa e explique o que você espera das pessoas dentro da agência. 

Aqui na Mestre, nós contamos com um treinamento semelhante a um mega curso. Para isso, criamos uma área interna em que as pessoas aprendem o funcionamento das reuniões, do software de gestão de tarefas, dos relatórios e dos contatos com os clientes.

Isso as ajuda a ter menos dúvidas ou ter um local para tirar essas dúvidas antes de consultar outra pessoa. O onboarding, então, precisa deixar claro o que a pessoa deve fazer por dia, com referências e links para as aulas gravadas que tratam dos processos necessários para cumprir determinada tarefa.

3. Ferramenta de gestão de tarefas

Essas ferramentas permitem que você e o liderado discriminem tudo o que será feito e em quanto tempo. Os softwares de gestão de tarefas ajudam a ter uma melhor visão das tarefas que devem ser priorizadas e também das que já foram entregues.

Outro benefício destas ferramentas é a autonomia da equipe para que os projetos e as demandas fluam da melhor maneira possível, contando ou não com um gestor específico para gerenciar o software de tarefas.

O Trello, a Asana e o Runrun.it são boas opções, e usamos o último aqui na Mestre. 

4. Horário definido para dúvidas

É muito comum que as pessoas tenham dúvidas e queiram tirá-las com outras pessoas. Por isso, é preciso ter foco e organização para o momento de dúvidas, deixando o formato remoto com menos interrupção.

Afinal, as interrupções dificultam a concentração e a retomada do raciocínio. Diversos estudos mostram que uma pessoa interrompida leva, em média, 20 minutos para entrar no flow novamente e voltar ao mesmo nível mental e de foco daquela atividade.

Você pode estipular um dia e um horário específicos para responder às dúvidas enviadas pelos seus colaboradores por e-mail ou pelo seu sistema de troca de mensagem interna.

5. Rituais

Implemente dailys e weeklys com objetivos claros e associados a indicadores maduros. Em outras palavras, tenha momentos de encontro com o time definidos, com horário para começar e para terminar.

Essas reuniões de compromisso podem ser diárias ou semanais, não sendo voltadas para a tirada de dúvidas. Não se esqueça do ponto 3!

6. Feedbacks e 1a1s

Esses são momentos para sanar as dúvidas de forma mais aprofundada e também fazer alinhamentos comportamentais e técnicos. 

Veja esses momentos privados de 1a1 técnico como uma oportunidade para aprofundar dúvidas muito específicas ou dificuldades que você tenha notado no seu liderado. Eles podem durar 15 minutos ou meia hora, sendo realizados semanalmente ou quinzenalmente.

Os feedbacks são momentos voltados para a revisão de metas para promoções e para alinhamentos comportamentais do dia a dia. 

Esses seis itens permitem o funcionamento do trabalho em formato remoto. Afinal, eles facilitam a análise da eficiência e da produtividade dos seus colaboradores por meio de reuniões individuais e em grupos, simplificando o trabalho da gestão.

Agora que você já sabe como fazer uma agência funcionar no formato remoto, confira outras dicas imperdíveis no meu canal no Youtube! Lá você vai saber mais sobre a realidade das agências digitais!

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