Gerenciar uma agência digital com uma equipe enxuta e até 10 clientes pode parecer desafiador, mas com os processos certos, é possível otimizar o tempo, aumentar a produtividade e garantir a satisfação dos clientes.
Nesse artigo, você vai conferir os 6 processos cruciais para agências digitais de pequeno porte, baseados nos métodos utilizados e na experiência própria da Agência Mestre, que começou como uma eugência com apenas um colaborador, eu, Fabio Ricotta e se transformou em uma agência com mais de 70 profissionais espalhados pelo Brasil inteiro!
Continue a leitura e confira processos fundamentais de marketing para pequenos negócios, permitindo escalar resultados com eficiência e organização.
Boa leitura!
Marketing digital para pequenos negócios: 3 Tipos de pequenas agências
Quando falamos de agências digitais de pequeno porte, existem diferentes modelos que podem variar de acordo com a estrutura e o número de clientes atendidos. Basicamente, podemos enquadrá-las em três tipos principais de agências! Mas como elas podem se beneficiar de processos eficientes no marketing para pequenos negócios?
Eugência
A eugência é uma agência composta por uma única pessoa, que geralmente é o fundador e quem executa todas as funções. Esse tipo de agência é comum entre empreendedores que estão iniciando suas atividades no mercado ou preferem manter uma operação extremamente enxuta.
O desafio aqui é gerenciar tudo sozinho, desde a prospecção de clientes até a entrega dos projetos!
Para uma eugência ter sucesso no marketing para pequenos negócios, é fundamental adotar processos que otimizem tempo e energia.
Automatizar tarefas repetitivas, como agendamentos de posts e envio de e-mails, e usar ferramentas de gestão de projetos, como Trello ou Asana, pode ajudar a manter o foco nas atividades mais estratégicas.
Agências digitais até 5 clientes
À medida que a agência cresce e começa a atender até 5 clientes, a estrutura se torna um pouco mais robusta. O fundador ainda desempenha um papel central, mas é comum que comece a delegar algumas funções operacionais, como criação de conteúdo, design ou mídia paga.
Nessa fase, a agência já conta com um pequeno time que contribui para o desenvolvimento das campanhas e entrega dos serviços.
A organização dos processos se torna crucial. A definição de papéis e responsabilidades, a implementação de rituais semanais para alinhar a equipe e o uso de automação de marketing, como nutrição de leads e envio de relatórios, são importantes para garantir eficiência e produtividade.
No marketing para pequenos negócios, essa estrutura permite que a agência entregue resultados consistentes, mesmo com recursos limitados.
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Agências digitais até 10 clientes
Quando a agência atinge até 10 clientes, ela já precisa de uma estrutura mais sólida para garantir que as entregas sejam feitas com qualidade e dentro dos prazos. O fundador assume um papel mais estratégico, enquanto a equipe operacional passa a cuidar da execução das atividades diárias.
Para agências nessa fase, processos bem estabelecidos são essenciais para manter a qualidade dos serviços prestados e escalar o negócio de maneira sustentável. Automatizar a captação de leads, criar fluxos de trabalho padronizados para a produção de conteúdo e otimizar a gestão de projetos são medidas que podem alavancar a produtividade.
Além disso, o marketing para pequenos negócios continua sendo uma ferramenta essencial para atrair novos clientes e manter os atuais engajados
Método arroz e feijão: o que é e como aplicá-lo para cada tipo de pequena agência?
O método Arroz e Feijão é uma abordagem simples, porém eficaz, que separa os aspectos operacionais (processos) e estruturais da agência. Inspirado pela experiência de crescimento da Mestre, esse método ajuda a definir o que deve ser feito em cada fase da agência, garantindo que o crescimento seja sustentável e bem planejado.
Arroz: processos
Representa as atividades operacionais diárias da agência, que incluem a aquisição de clientes, entrega de serviços e renovação de contratos. A ideia é que os processos sejam documentados e otimizados para garantir eficiência.
Feijão: estrutura
Refere-se à estrutura organizacional da agência, como as funções desempenhadas por cada membro da equipe e a forma como as responsabilidades são distribuídas. O objetivo é que a estrutura cresça de maneira planejada à medida que a agência se expande.
Agora, vamos aplicar o método Arroz e Feijão para os diferentes tipos de agências.
1. Eugências
As eugências são agências compostas por um único fundador, que realiza todas as funções, desde a captação de clientes até a entrega dos serviços. Essa estrutura é comum entre empreendedores que estão começando e preferem manter uma operação enxuta. No entanto, sem uma clara divisão entre processos e estrutura, o risco de sobrecarga é alto.
Feijão [Estrutura]
- a dependência está totalmente no dono da agência;
- o tempo do fundador é limitado e, para escalar, ele precisa de parceiros que o ajudem com atividades que ele não consegue gerenciar sozinho, como design ou desenvolvimento;
- um bom caminho é começar a terceirizar partes operacionais que consomem tempo, mantendo o foco nas áreas mais estratégicas.
Arroz [Processos]
- documentar todos os processos atuais, como aquisição de clientes, atendimento e entregas, é essencial. Essa documentação servirá de base para treinar novos colaboradores quando a agência começar a crescer;
- utilizar ferramentas de automação, como fireflies.ai para transcrever vídeos, e o chatgpt para criar resumos, pode facilitar o trabalho;
- exemplos de processos a serem documentados:
- aquisição de clientes (comercial).
- atendimento e entrega de serviços.
- renovação de contratos.
- controle financeiro básico.
2. Agências Digitais com até 5 clientes
Quando a agência começa a crescer e atende até 5 clientes, a estrutura se torna mais robusta. O fundador pode começar a delegar algumas funções operacionais, como design ou tráfego pago, enquanto mantém o foco na gestão e no comercial.
Feijão [Estrutura]
- o fundador ainda é o responsável principal por vendas e financeiro, mas pode delegar parte da operação;
- se o fundador tiver uma inclinação para a área comercial, pode começar a contratar um time operacional para executar as campanhas, permitindo que ele foque na captação de novos clientes;
- caso contrário, contratar um vendedor pode ser a melhor solução, garantindo que o comercial se expanda e gere receita;
Arroz [Processos]
- definir e otimizar os processos comerciais, como atração de clientes, triagem e fechamento de contratos, é crucial para o crescimento;
- aqui o marketing para pequenos negócios deve ser tratado de forma estratégica, com foco na captação e nutrição de leads, além da produção de cases de sucesso para fortalecer a reputação da agência;
- o controle financeiro se torna mais importante, com o gerenciamento de receitas, despesas e alinhamento com a contabilidade.
3. Agências digitais com até 10 clientes
Quando a agência atinge até 10 clientes, é necessário ter uma estrutura sólida e bem planejada para garantir que as entregas continuem sendo feitas com qualidade e no prazo. O fundador assume um papel mais estratégico, enquanto a equipe operacional cuida da execução.
Feijão [Estrutura]
- a agência agora deve contar com braços administrativos, como um responsável pelo financeiro e, possivelmente, um gerente de projetos;
- o papel do gerente de projetos é garantir que os prazos sejam cumpridos e que a qualidade das entregas seja mantida;
- o time operacional deve ser composto por profissionais qualificados nas áreas de SEO, mídia paga, inbound marketing, entre outros, dependendo dos serviços oferecidos pela agência.
Arroz [Processos]
- o processo comercial se torna mais robusto, com campanhas de inbound marketing mais intensas, utilizando google ads e conteúdos ricos (e-books, quizzes) para gerar leads;
- o marketing da agência também deve ser otimizado, com metas de produção de cases de sucesso para fortalecer a imagem no mercado;
- o controle financeiro se mantém, com foco na gestão de receitas e despesas, além de cobranças de clientes inadimplentes;
- gestão de pessoas e cultura organizacional começam a ganhar importância, com feedbacks regulares, planos de desenvolvimento individual e metas de promoção para a equipe.
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Agência com 10 clientes em breve, qual deve ser o seu próximo passo?
Ao atingir a marca de 10 clientes, sua agência digital está em um ponto de transição importante. Esse é o momento de preparar o terreno para a próxima fase de crescimento, garantindo que os processos internos estejam alinhados para escalar com eficiência.
Aqui estão 3 dicas cruciais para ajudar a dar os próximos passos de forma organizada e estratégica:
1. Estruture uma equipe e um processo de vendas fortes
Para continuar crescendo, sua agência precisará de um processo de vendas sólido e uma equipe capacitada para sustentar essa expansão. Um processo de vendas bem estruturado é essencial para garantir um fluxo constante de novos clientes e, consequentemente, gerar receita para manter e expandir a operação.
- automatize o comercial: utilize ferramentas de CRM para gerenciar leads e automatizar partes do processo de prospecção, garantindo que a equipe se concentre em fechar negócios;
- crie um funil de vendas eficiente: defina claramente as etapas de atração, triagem e fechamento de clientes. Isso ajudará a manter o foco nos leads mais qualificados e a otimizar o tempo da equipe de vendas.
2. Forme uma camada de liderança
Ao expandir o número de clientes, a gestão de projetos e pessoas se torna mais complexa. Uma camada de liderança é crucial para distribuir responsabilidades e garantir que os projetos sejam entregues com qualidade, dentro dos prazos.
- gerente de projetos: essa pessoa será responsável por supervisionar os prazos e a execução dos projetos. Se o fundador não tem essa habilidade, é importante delegar para alguém com experiência;
- liderança de times: crie pequenos times ou squads que sejam liderados por profissionais experientes, responsáveis por gerenciar a entrega de serviços específicos.
3. Delegue funções e foque na gestão
Para que o fundador se concentre em questões estratégicas e de crescimento, é necessário delegar as atividades operacionais e, possivelmente, parte do comercial, isso permitirá que você tenha mais tempo para focar na gestão e expansão da agência.
- plano de delegação: identifique quais atividades podem ser delegadas, seja para novos colaboradores ou para líderes já existentes. O objetivo é retirar o fundador das atividades operacionais do dia a dia e liberar tempo para planejamento estratégico;
- ferramentas de automação: utilize soluções como fireflies.ai e plataformas de gestão de projetos para automatizar a comunicação e o acompanhamento de tarefas.
Agora que você conhece os principais processos e estruturas que vão ajudar sua agência a crescer, está na hora de colocá-los em prática. O próximo passo é preparar o terreno para escalar e garantir que cada área da sua operação esteja alinhada com o seu objetivo de expansão.
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Cultura de feedback e melhoria contínua
Vale ressaltar que em qualquer fase do crescimento, um dos pilares para manter a alta qualidade do trabalho é a criação de uma cultura de feedback contínuo. A cultura não apenas melhora o desempenho da equipe, mas também garante que os processos sejam revisados e ajustados para evitar falhas.
Para implementar isso, comece utilizando NPS (Net Promoter Score) para obter feedback constante de clientes e colaboradores. Ferramentas como Google Forms ou Typeform podem ser facilmente integradas a essa estratégia.
Além disso, o uso de documentação visual (como vídeos gravados de processos utilizando o OBS Studio) pode acelerar o treinamento de novos colaboradores, garantindo que eles estejam prontos para contribuir rapidamente sem sobrecarregar o fundador ou os líderes.
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Quer se aprofundar mais no tema e descobrir quais são os processos essenciais para escalar sua agência digital ? É só conferir o vídeo que saiu no meu canal no YouTube! Nele, compartilho estratégias práticas que podem transformar sua forma de gerenciar e escalar sua agência! Confira!
